RECOVER FOLLOW-UP EMAIL TEMPLATES
Five revenue leaks, in English and Arabic.
Replace every {placeholder} before sending. Edit freely: your tone matters more than ours.
From the free tools page on the Recover website (/free-tools/).


================================================================
1. FORGOTTEN QUOTE  /  عرض سعر دون متابعة
================================================================
When: Send 7 to 10 days after a trading quote, or 14 to 21 days after a project quote, when there is no reply.

--- English ---
Subject: Quotation {quote_number}: any questions before you decide?

Dear {contact_name},

I hope you are well. On {sent_date} we sent you quotation {quote_number} for {amount}, covering {scope}. I wanted to check that it reached the right person and whether you have any questions.

If anything needs adjusting, such as quantities, delivery dates or payment terms, I am happy to revise it this week. The prices are valid until {valid_until}.

Would a short call on {proposed_day} suit you?

Kind regards,
{your_name}
{your_company} | {your_phone}

--- العربية ---
الموضوع: عرض السعر رقم {رقم العرض}: هل لديكم أي استفسار قبل اتخاذ القرار؟

السيد/ة {اسم جهة الاتصال} المحترم/ة،
تحية طيبة وبعد،

أرجو أن تكونوا بخير. أرسلنا إليكم بتاريخ {تاريخ الإرسال} عرض السعر رقم {رقم العرض} بقيمة {المبلغ}، والذي يشمل {نطاق العمل}، وأودّ التأكد من وصوله إلى الشخص المعني ومعرفة ما إذا كانت لديكم أي استفسارات.

إذا كان هناك ما يحتاج إلى تعديل، مثل الكميات أو مواعيد التسليم أو شروط الدفع، يسعدني تحديث العرض خلال هذا الأسبوع. علماً بأن الأسعار سارية حتى {تاريخ انتهاء الصلاحية}.

هل يناسبكم اتصال قصير يوم {اليوم المقترح}؟

مع خالص التحية،
{اسمك}
{اسم شركتك} | {رقم هاتفك}


================================================================
2. OVERDUE INVOICE  /  فاتورة متأخرة السداد
================================================================
When: Send a few days after the due date. Keep it friendly and factual, and attach the invoice.

--- English ---
Subject: Invoice {invoice_number}: a friendly reminder

Dear {contact_name},

I hope all is well. Our records show that invoice {invoice_number}, issued on {issue_date}, was due on {due_date}, and {balance_due} is still open.

If payment is already on its way, thank you, and please disregard this note. If not, could you let me know the expected payment date? I have attached a copy of the invoice for your convenience.

If anything on the invoice needs clarifying, I am glad to help.

Kind regards,
{your_name}
{your_company} | {your_phone}

--- العربية ---
الموضوع: تذكير ودّي بالفاتورة رقم {رقم الفاتورة}

السيد/ة {اسم جهة الاتصال} المحترم/ة،
تحية طيبة وبعد،

أرجو أن تكونوا بخير. تشير سجلاتنا إلى أن الفاتورة رقم {رقم الفاتورة} الصادرة بتاريخ {تاريخ الإصدار}، والتي استحق سدادها بتاريخ {تاريخ الاستحقاق}، ولا يزال مبلغ {المبلغ المستحق} منها غير مسدَّد حتى الآن.

إذا كان السداد قد تمّ بالفعل، فنشكركم ونرجو تجاهل هذه الرسالة. وإن لم يكن كذلك، فهل يمكنكم إفادتنا بموعد السداد المتوقع؟ وقد أرفقنا لكم نسخة من الفاتورة للاطلاع.

وإذا كان أي بند في الفاتورة يحتاج إلى توضيح، فيسعدني مساعدتكم.

مع خالص التحية،
{اسمك}
{اسم شركتك} | {رقم هاتفك}


================================================================
3. DORMANT CUSTOMER  /  عميل غير نشط
================================================================
When: Send to customers who used to buy regularly and have gone quiet, typically after 90 to 180 days.

--- English ---
Subject: Checking in from {your_company}

Dear {contact_name},

It has been a while since your last order with us ({last_order}, in {last_order_month}), and I wanted to check in and hear how things are going at {customer_company}.

Since then, {what_is_new}. If you are planning anything for the coming months, I would be glad to prepare an updated quotation, or simply catch up.

Is there a good time for a short call next week?

Kind regards,
{your_name}
{your_company} | {your_phone}

--- العربية ---
الموضوع: {اسم شركتك}: نطمئن عليكم

السيد/ة {اسم جهة الاتصال} المحترم/ة،
تحية طيبة وبعد،

مضى بعض الوقت منذ آخر طلب لكم لدينا ({آخر طلب} في {شهر آخر طلب})، وأحببت أن أطمئن عليكم وعلى سير العمل في {شركة العميل}.

ومنذ ذلك الحين {ما الجديد لدينا}. وإذا كانت لديكم خطط للأشهر القادمة، يسعدني إعداد عرض سعر محدَّث لكم، أو التواصل معكم للتعرّف على احتياجاتكم.

هل يناسبكم اتصال قصير الأسبوع القادم؟

مع خالص التحية،
{اسمك}
{اسم شركتك} | {رقم هاتفك}


================================================================
4. CONTRACT RENEWAL  /  تجديد عقد
================================================================
When: Send well before the end date, for example 60 to 90 days ahead, so there is time to talk.

--- English ---
Subject: Your {contract_name} renewal before {end_date}

Dear {contact_name},

Your {contract_name} agreement with us ends on {end_date}, and I would like to make sure there is no gap in {service}.

Before we prepare the renewal, it would help to hear what worked well this year and what you would like to change. I can also share a short summary of the work delivered under the current agreement.

Could we book 20 minutes before {review_date}?

Kind regards,
{your_name}
{your_company} | {your_phone}

--- العربية ---
الموضوع: تجديد {اسم العقد} قبل {تاريخ الانتهاء}

السيد/ة {اسم جهة الاتصال} المحترم/ة،
تحية طيبة وبعد،

ينتهي عقد {اسم العقد} المبرم معكم بتاريخ {تاريخ الانتهاء}، ونحرص على ألّا يحدث أي انقطاع في {الخدمة}.

وقبل إعداد عرض التجديد، يسعدنا الاستماع إلى ملاحظاتكم حول ما سار بشكل جيد هذا العام وما تودّون تغييره. كما يمكنني مشاركتكم ملخصاً موجزاً للأعمال المنجزة خلال فترة العقد الحالي.

هل يمكننا تحديد اجتماع مدته عشرون دقيقة قبل {تاريخ المراجعة}؟

مع خالص التحية،
{اسمك}
{اسم شركتك} | {رقم هاتفك}


================================================================
5. UNANSWERED ENQUIRY  /  استفسار دون رد
================================================================
When: Send as soon as you find an enquiry that slipped through. A late, helpful reply is better than none.

--- English ---
Subject: Re: {enquiry_subject}

Dear {contact_name},

Thank you for your enquiry on {enquiry_date} about {product_or_service}, and please accept my apologies for the slow reply.

To give you an accurate price, could you confirm {details_needed}? I can then send a quotation within {turnaround}, or we can meet at a time that suits you.

I look forward to working with you.

Kind regards,
{your_name}
{your_company} | {your_phone}

--- العربية ---
الموضوع: رد: {موضوع الاستفسار}

السيد/ة {اسم جهة الاتصال} المحترم/ة،
تحية طيبة وبعد،

نشكركم على استفساركم بتاريخ {تاريخ الاستفسار} بخصوص {المنتج أو الخدمة}، ونعتذر عن التأخر في الرد.

ولكي نقدّم لكم سعراً دقيقاً، نرجو تأكيد {التفاصيل المطلوبة}. وبعدها يمكننا إرسال عرض السعر خلال {المدة}، أو ترتيب اجتماع في الوقت الذي يناسبكم.

نتطلع إلى التعاون معكم.

مع خالص التحية،
{اسمك}
{اسم شركتك} | {رقم هاتفك}


Recover finds forgotten quotes, overdue invoices, dormant customers, renewals and unanswered enquiries,
and drafts follow-ups like these in your tone. Nothing is ever sent without your approval.